Odakle početi sa zakonskim usaglašavanjem u obračunu zarada?

Svima koji imaju osnovno razumevanje kako obračun zarada funkcioniše, jasno je da neće daleko stići, ako ne daju prioritet regulatornom usaglašavanju. Nepoštovanje propisa o zaradama ima ozbiljne pravne i finansijske posledice, uključujući velike novčane kazne, rizik od revizije i tužbi, i što je najgore: trajno narušava ugled vaše kompanije. Istovremeno, ograničavate prodajni potencijal, rizikujete odnose sa klijentima i uništavate poverenje zaposlenih. Da biste izbegli sve ovo, od suštinskog je značaja da se uspostavi plan usklađenosti zarada sa zakonima koji će vas zaštititi od rizika.

Vođenje evidencije je na prvom mestu

Prvo mesto za početak, kao i kod bilo koje vrste poreske ili zakonske usaglašenosti, jeste da obezbedite vođenje detaljne evidencije koje su tačne, potpune i lako dostupne inspekciji. U kontekstu obračuna zarada, to bi trebalo da uključuje detalje radnog vremena i prisutnosti, kao i zarada za svakog zaposlenog, zajedno sa svim relevantnim ličnim i računovodstvenim detaljima. Nikakva strategija vezana za obračun zarada se ne može ostvariti ukoliko se ne postigne osnovno vođenje evidencije. Za odgovarajuće upravljanje zapisima potreban je stručnjak koji će brinuti o zakonskoj usaglašenosti sa obračunom zarada.

Izbor podrške za obračun zarada

Bilo da se odlučite za angažovanje stručnjaka ili eksternog pružaoca usluga, obavezno potražite osobe sa iskustvom u obračunu zarada i pružaoce usluga sa dokazanom stručnošću i iskustvom u održavanju usaglašenosti sa zakonima, u složenim okruženjima. Za mnoga preduzeća, posebno mala i srednja, bi možda bilo lakše, da takve zadatke u potpunosti prepustiti eksternim saradnicima. Veliki deo SaaS softvera za obračun zarada čak može da se prilagodi zakonskim promenama, kada do njih dođe.

Šta nam podaci otkrivaju

Dok 3/4 evropskih poslodavaca dobija neki vid eksternih pravnih saveta o upravljanju ljudskim resursima, zanimljivo je naznačiti da punih 25 posto organizacija ne traži nikakav eksterni pravni savet kada je reč o ljudskim resursima, uključujući upravljanje obračunom zarada. To verovatno nije zato što ignorišu problem - posebno kada imamo u vidu da se za kompanije sa preko 2500 zaposlenih, ta cifra popela na 36 posto. Što vaša kompanija više raste, to će obračun zarada biti složeniji, što znači da bi sve veća ekspertiza koja vam je potrebna trebalo da postane sve specifičnija. Jednostavno je lakše razviti tu specifičnu bazu znanja unutar kompanije.

Zabrinjavajuće je to što se samo 55 posto ispitanika u našoj anketi slaže da njihova kompanija može brzo da sprovede zakonske izmene vezane za obračun zarada. Ovo je slučaj čak i bez obzira na to da li upravljaju zakonskim izmenama interno ili eksterno. Kada je u pitanju upravljanje složenošću zakonodavstva preko granica, zakonodavna realnost takođe varira od zemlje do zemlje, što značajno utiče na implementaciju zakonskih izmena. Na primer, zemlje kao što su Francuska, Belgija, region DACH i Hrvatska služe kao glavni primeri raznovrsnog okruženja pravne složenosti. Od složenih poreskih propisa do brojnih izuzetaka i kolektivnih ugovora, ovi regioni postavljaju jedinstvene prepreke upravljanju obračunom zarada. Ova raznolikost naglašava važnost usklađivanja strategija upravljanja obračunom zarada sa specifičnim zahtevima vašeg zakonodavstva.

Na kraju krajeva, odgovornost za poštovanje zakona i propisa leži isključivo na vašoj organizaciji, bez obzira sa kojim provajderom ili stručnjakom radite. Ako je proces spor, rizikujete neussaglašenost sa zakonom. Dakle, najvažnije je da se uverite da uvek radite na usaglašenosti, čak i kada ne postoje zakonske izmene koje treba da se naprave. Raditi to ispravno znači konstantno tražiti način da se proces unapredi, čak i ako to znači promenu provajdera ili potpunu promenu načina na koji radimo.