Šta bi trebalo da tražite kada birate tehnologiju za obračun zarada?

U eri u kojoj operativna efikasnost direktno prerasta u konkurentsku prednost, važnost izbora prave tehnologije za obračun zarada ne može se preuveličati. Za HR menadžere, prevazilaženje izazova obračuna zarada je od suštinskog značaja za ostvarivanje organizacionih ciljeva. Evropske kompanije i dalje uglavnom navode brzinu i efikasnost prerade kao svoj najveći izazov u procesu obračuna zarada. Ovaj izazov je posebno važan za kompanije srednje veličine koje sprovode obračun zarada negde između ograničenih malih rešenja i nedostižnih vrhunskih sistema naklonjenih većim korporacijama. Iz tog razloga je pronalaženje savršene tehnologije za obračun zarade ključno za njihov uspeh.

Zašto je važna prava tehnologija za obračun zarade

Strateški ciljevi obračuna zarada, kao što su smanjenje troškova, povećana tačnost i optimizacija iskorišćenosti ljudskih resursa, od kritičnog su značaja za organizacioni uspeh, ali njihovo dostignuće zavisi od operativne efikasnosti. Idealna tehnologija obračuna zarada trebalo bi da unapredi ove operacije, čineći suštinske zadatke bržim i pouzdanijim. Time se oslobađa dragoceno vreme koje omogućava HR menadžerima da se preusmere na pokretanje strateških inicijativa umesto da budu zarobljeni u administrativnim detaljima.

Dva koraka do idealnog softvera za obračun zarada

Kada je reč o odabiru prave tehnologije za obračun zarada, dva ključna koraka su od suštinskog značaja. Prvo, važno je da definišete svoje potrebe. Pre nego što uđu u analizu raspoloživih opcija, HR menadžeri moraju da shvate svoje strateške izazove sa obračunom zarada, kako sadašnjih tako i budućih. Važno je znati koji će izazovi imati najznačajniji uticaj na rast kompanije? Identifikovanje ovih prioriteta je od ključnog značaja za donošenje odluka. Drugo, važno je da uradite detaljnu analizu, istražite mogućnosti koje prepoznaju stručnjaci industrije i kolege. Potražite softverske demonstracije, procenite transparentnost cena i proučite recenzije klijenata da biste obezbedili usklađivanje sa potrebama i vrednostima vaše organizacije.

Ključne funkcionalnosti softvera za obračun zarada

HR menadžeri bi trebalo da razmotre sledeće funkcionalnosti:

• Lakoća korišćenja – Tehnologija treba da bude intuitivna i jednostavna za korišćenje, smanjujući vreme treninga i greške.
• Opcije integracije - besprekorna integracija sa drugim HR sistemima je od suštinskog značaja za optimizaciju procesa i evidentiranje podataka zaposlenih na jednom mestu.
• Adaptivnost – Kako kompanije rastu, tehnologija obračuna zarada bi trebalo da raste sa njima, prilagođavajući se povećanju broja zaposlenih i složenijim konfiguracijama zarada.
• Poštovanje zakona i propisa – Sa različitim propisima o obračunu zarada u evropskim zemljama, tehnologija mora automatski da podrži usaglašenost sa zakonom, smanjujući rizik od kazni.
• Podrška i pouzdanost - Pouzdana korisnička podrška i moćan softver su od suštinskog značaja za brzo rešavanje svih problema i obezbeđivanje kontinuiteta poslovanja.
• Izveštavanje i analitika – Napredne mogućnosti izveštavanja mogu da pruže uvid u detalje obračuna zarada, podršku strateškim odlukama i operativnim poboljšanjima.
• Bezbednost podataka – Obezbeđivanje robusnih mera bezbednosti podataka je od suštinskog značaja, pa bi bilo dobro da odredite prioritete tehnologije obračuna zarada koja zadovoljava rigorozne standarde, uključujući protokole šifrovanja, kontrole pristupa i redovne bezbednosne kontrole.
• Korisnički servis za zaposlene - opredelite se za tehnologiju koja nudi korisničke pristupe - to pojednostavljuje obračun zarada i povećava zadovoljstvo, smanjuje opterećenje HR-a, povećava tačnost podataka i jača angažovanje zaposlenih.

Krajnji cilj tehnologije za obračun zarada je besprekoran učinak koji optimizuje svaki aspekt obračuna zarada. Među njima su automatizacija standardnih obračuna, pogodniji pristup evidencijama obračuna zarada i pojednostavljivanje izveštaja na kraju godine. Pored toga, sistem bi trebalo da se integriše lako i fluidno sa širim spektrom HR tehnologija, olakšavajući protok informacija i smanjujući potrebu za ručnim unosom podataka. Cilj je da se vreme koje HR odeljenje provede na obračunu zarada svede na najmanji mogući stepen, smanji lične intervencije (a samim tim i greške) i poveća ukupna efikasnost.

Izbor prave tehnologije za obračun zarada je strateški imperativ sa dalekosežnim implikacijama po efikasnost i usaglašenost organizacije. Zato je važno rigorozno ocenjivati potencijalne sisteme obračuna zarada po kriterijumima lakoće korišćenja, nemerljivosti, adaptivnosti, poštovanja zakona i propisa, pouzdanosti sistema i analitičke dubine. Izborom rešenja koje istinski zadovoljava ove potrebe, ne samo da možete da prevaziđete trenutne operativne izazove, već možete postaviti i temelje za budući rast i strateški uspeh.