Radno vreme i prisustvo: kako rešiti najsloženiji proces obračuna zarada
Nemamo kristalnu kuglu, ali prilično smo sigurni da su mnogi timovi za ljudske resurse stavili "Poboljšanje upravljanja vremenom i prisustvom" na vrh liste prioriteta. Kako znamo? Naš indeks sposobnosti obračuna zarada pokazuje da neverovatnih 45% evropskih kompanija vidi "upravljanje vremenom" kao jedan od svojih 5 najsloženijih podprocesa obračuna zarada. Ako vam ovo zvuči poznato, postoji jednostavan način da se stvari okrenu. Evo kako.
Vreme leti
Današnja radna snaga je sve dinamičnija. Ljudi rade u različito vreme, sa različitih mesta i sa fleksibilnim rasporedom. U mnogim industrijama, broj od 9 do 5 postao je daleka uspomena. To je otežalo praćenje vremena i prisustva, uključujući radno vreme, prekovremeni rad, praznike i bolesti.
S druge strane, radno vreme i podaci o prisustvu su i dalje od suštinskog značaja za podršku poslovnim odlukama. Oni pomažu u predviđanju prodaje, potražnje za radnom snagom, broja sati dostupnih za vaše radnike i još mnogo toga.
Dakle, kako uspevate da vodite besprekornu evidenciju o radnom vremenu i prisustvu u tako dinamičnom poslovnom okruženju? Budimo iskreni, vaša jedina šansa da budete uspešni je da prihvatite HR tehnologiju. Ali ne bilo koja HR tehnologija. Naš savet: obratite pažnju na 5 ključnih karakteristika.
Softver za vreme i prisustvo: Velika petorka
#1 Samouslužni portal za menadžere i zaposlene
Podrazumeva se da samouslužni portal može značajno smanjiti administrativno opterećenje za vaš HR tim. Ne samo da će zaposleni moći sami da upravljaju odsustvom i prekovremenim radom, već će moći i sami da poprave anomalije. To rezultira manjim brojem grešaka koje menadžeri moraju ispraviti, dok će ti isti menadžeri imati koristi od pregleda kapaciteta i troškova radne snage u realnom vremenu. Vaši zaposleni, s druge strane, mogu da koriste samouslužni portal za proveru sopstvenog stanja za prekovremeni rad i praznike, kao i planiranje za ceo tim.
#2 Integracija sa softverom za obračun zarada
Besprekoran obračun zarada zavisi od pouzdanih podataka i ispravne obrade. Zbog toga se sve više kompanija udaljava od ručnog izvoza podataka, što je dugotrajna aktivnost sklona greškama. Umesto toga, automatizacija je novi sveti gral – i to s pravom. Ako izaberete prilagodljiv sistem za vreme i prisustvo koji se dobro integriše sa vašim softverom za obračun zarada, jednim udarcem ćete pogoditi dve muve. Obračun zarada vaših zaposlenih će biti na mestu. Ovo smanjuje potrebu za retroaktivnim prilagođavanjima, još jedan veoma složen proces obračuna zarad.
#3 Korisnički interfejs
Vreme i prisustvo nije najprivlačniji proces obračuna zarada, ali to ne znači da morate da izaberete softverski alat koji odiše istim sivilom. Naprotiv, moderna tehnologija praćenja vremena prati najnovije UX standarde. Ishod: lako razumljivi interfejsi, jednostavne komande, ergonomski raspored, minimalan broj klikova i tako dalje. Svi korisnici će alat videti kao svog saveznika umesto još jednog primera organizacionog tehnološkog nereda. Pored toga, uverite se da softver koji izaberete odgovara veličini, industriji i profilu vaše kompanije. Ovo važi i za jednostavnost upotrebe.
#4 Mobilna kompatibilnost.
Sa mnogim zaposlenima u pokretu ili rade sa različitih lokacija, želite sistem koji je kompatibilan sa svim vrstama mobilnih uređaja i može se pristupiti sa bilo kog mesta. To znači da će vaši zaposleni moći da registruju vreme i prisustvo u toku posla, za razliku od glomaznog sistema koji mogu koristiti samo u određeno vreme i na određenim mestima. Povrh toga, sa mobilnim sistemom, zaposleni će uvek primati proaktivna upozorenja kada, na primer, zaborave na sat ili im se prekovremeni rad približava. Takav integrisani sistem kontrole doprinosi tačnosti evidencije radnog vremena.
#5 Izveštavanje i analiza
Vreme i prisustvo nisu sami sebi cilj. To je sredstvo za donošenje pametnijih, bolje informisanih poslovnih odluka. Za ilustraciju, možete koristiti izveštaje za predviđanje buduće radne snage, ali jednako dobro da otkrijete uzroke visokog prekovremenog rada ili anomalija u prisustvu. Stvari koje možete pratiti uključuju učestalost i trajanje izostanaka, pregled odsustva, troškove rada, raspodelu vremena, varijacije između odeljenja i još mnogo toga. Drugim rečima, pažljivo razmotrite karakteristike izveštavanja i analize evidencije o vremenu i prisustvu pre ulaganja u softverski sistem.
Tražite softver za vreme i prisustvo koji kombinuje sve elemente?
Želite da saznate više o HR rešenjima i uslugama?
Pet znakova upozorenja: kada vaše rešenje za upravljanje vremenom ne daje WOW efekat
S obzirom na to da postoje zakonski zahtevi za praćenje radnog vremena, mnoge kompanije imaju neku vrstu rešenja za upravljanje vremenom iz nužde.
Kako izvući maksimum iz vašeg sistema upravljanja vremenom: Osnažite svoje zaposlene
Transparentan i fleksibilan model rada je izuzetno važan za uspešnu implementaciju WFM sistema, ali kako takav sistem može pomoći da se zaposleni ponovo angažuju, podigne moral i zadrže kolege?
Kako izvući maksimum iz svog sistema upravljanja vremenom: postanite fleksibilni!
Vaša fleksibilnost u upravljanju vremenom je od suštinskog značaja za uspešnu implementaciju WFM sistema.
Sjajno je imati sofisticirani alat koji će vam tačno reći koje veštine su vam potrebne za svaki od poslova, na različitim lokacijama, ali ako je vaše poslovanje ograničeno nefleksibilnim ugovorima o radu, verovatno nećete imati korist od te informacije.