Kada nešto nedostaje – Rizici neadekvatnog vođenja evidencije radnog vremena

Poverenje je dobro, ali kontrola je često bolja – ova poslovna mudrost i dalje važi u poslovnom svetu. Ručno vođenje evidencije o radnom vremenu u Ekcelu je teško ili gotovo nemoguće proveriti. Takav sistem ne pruža menadžmentu jasan pregled, a odeljenje za ljudske resurse nema čvrstu osnovu za efikasno planiranje kadrovskih potreba i drugih aktivnosti. Greške se mogu desiti i poslodavcu i najsavesnijim zaposlenima kada ručno vode evidenciju o radnom vremenu. Ovu tvrdnju podržao je Evropski sud pravde u maju 2019. godine, koji je presudio da će u budućnosti svi poslodavci biti obavezni da obezbede zakonski važeći sistem evidentiranja radnog vremena. Ručne liste često nisu fer jer koriste onima koji manje poštuju radno vreme, dok savesni zaposleni mogu da osećaju nepravdu – što nije dobro za motivaciju i zdravo radno okruženje. Zaposleni na terenu su posebno podložni greškama. Ukoliko ne postoji sistem za evidentiranje radnog vremena putem mobilnih uređaja, ova grupa zaposlenih ima gotovo potpunu slobodu u evidentiranju radnog vremena. U takvim uslovima, odeljenje za ljudske resurse u potpunosti zavisi od njihovih tvrdnji, a bez mogućnosti verifikacije podataka, neki zaposleni mogu biti u iskušenju da pređu uobičajene granice i pravila u njihovu korist.

Kvalitetno informatičko rešenje za evidentiranje radnog vremena sa ugrađenim tokovima posla omogućava precizno evidentiranje radnog angažmana svakog zaposlenog. Ova vrsta zapisa može biti od izuzetne vrednosti u određenim situacijama, kao što su radni sporovi ili sumnja na kršenje Zakona o radu. Posebno osetljivo pitanje u ovom kontekstu je zabrana rada za trudnice. U slučaju neslaganja, vođenje evidencije u Excelu – ili čak na papiru – može stvoriti velike probleme. Digitalni sistemi ovde pružaju rešenje i ključno je da su integrisani sa postojećim softverom za ljudske resurse.

Bez elektronskog sistema za evidentiranje radnog vremena, analize i izveštaji postaju zahtevniji i skloniji greškama. Precizna dokumentacija je ključna za analizu podataka, prikaz radnog vremena po projektima i kalkulaciju produktivnosti pojedinih zaposlenih. Nedostatak ove vrste podataka čini kompaniju manje produktivnom, manje agilnom i manje fleksibilnom. U najgorem slučaju, menadžment može prepoznati loše planiranje ili nedostatak osoblja prekasno. Bez relevantnih indikatora, teško je implementirati mjere za optimizaciju poslovnih procesa, što može ugroziti postizanje ciljeva kompanije.

Digitalni sistemi za evidenciju radnog vremena nude mnogo više od snimanja radnog i slobodnog vremena. Oni pružaju ključne podatke o platnom spisku, što je teško postići tradicionalnim metodama. Na primer, naknade za rad nedeljom, praznicima ili noćima mogu biti pogrešno izračunate ili nedovoljno dokumentovane, što može dovesti do problema tokom inspekcija. Nedostatak tačne dokumentacije može dovesti do finansijskih posledica, uključujući i naknadne obaveze poreza ili penzijskog doprinosa. Bez pouzdane dokumentacije, preduzeće može ući u ozbiljne finansijske probleme tokom inspekcija. Excel tabele se lako mogu manipulisati ili slučajno izbrisati, dok papirni zapisi ne pružaju dovoljnu sigurnost.

Savremeni sistemi za evidentiranje radnog vremena značajno poboljšavaju unutrašnju organizaciju radnog vremena. Vidljive uštede vremena, opcije za samostalni unos za zaposlene i pregled u realnom vremenu samo su neke od prednosti. Pored toga, sistemi kontrole pristupa su ključni deo efektivnog vremena i prisustva. Bez takvih sistema, bezbednost preduzeća može biti ugrožena. Pravilno upravljanje individualnim pristupom različitim prostorijama unutar kompanije je od ključnog značaja za bezbednost i dugoročno poslovanje.

Digitalni sistemi za evidenciju radnog vremena donose značajne koristi većini preduzeća. Njihov propust, posebno u većim organizacijama, ima negativan uticaj na produktivnost, efikasnost i organizaciju i planiranje osoblja. Iskoristite priliku i krenite ka digitalnoj transformaciji uz pomoć naših stručnjaka. 😊