Outsourcing obračuna zarada: prednosti i mane.

Od SaaS-a do potpunog korišćenja eksternih usluga – outsourcing obračuna zarada zaista postoji u mnogim oblicima. Ali za koju god formulu da se odlučite, prenošenje nekih ili svih vaših platnih obaveza na treću stranu je značajna odluka. Pre nego što počnete da razmišljate o tome koje poslove obračuna zarada da eksternalizujete, prikupljanje svih informacija koje možete o potencijalnim prednostima i nedostacima izgleda kao logičan prvi korak.

4 prednosti outsourcinga zarada

1. Potpuno poštovanje zakona i propisa

Usklađenost obračuna zarada sa zakonima i propisima postao je veoma složen proces poslednjih godina, i tako će biti i dalje. Za međunarodne kompanije, proces je još izazovniji. Širenje na nova tržišta sa sobom donosi propise i zakone specifične za svaku zemlju, ali i detalje o definisanju ključnih elemenata obračuna zarada kao što su porezi, beneficije i podsticaji. Problemi nastaju zbog nedostatka lokalnog znanja i stručnosti ili nedostatka stručnjaka koji mogu da vas posavetuju o najboljim praksama i kojima možete da se obratite kada se lokalni zakon promeni. Ključ za eliminisanje svih ovih (međunarodnih) problema usklađenosti: neka se neko drugi pobrine za njih.

2. Isplativa tehnološka transformacija

Ako vaš obračun zarada i dalje zavisi od različitih, lokalnih sistema obračuna zarada, reči „digitalno“ i „transformacija“ verovatno vam svakodnevno padaju na pamet. Outsourcing može biti dobrodošla prečica do značajnih količina podataka, alata nove generacije i stručnosti – sa prednostima i za HR odeljenja i za zaposlene.

• Prednosti za ljudske resurse: Decentralizovani timovi za ljudske resurse imaju koristi od softverskih rešenja za obračun zarada zasnovanih na oblaku, jer obezbeđuju bolju vidljivost podataka. Štaviše, integracija obračuna zarada sa drugim HR modulima može povećati efikasnost i smanjiti greške. Na primer, ažuriranja kao što su unapređenja, viškovi ili otpuštanja automatski se stavljaju na raspolaganje platnom spisku.
• Prednosti za zaposlene: Hibridni radnici mogu da pristupe podacima o zaradama ili njihovim e-platnim spiskovima preko samouslužnih aplikacija vašeg partnera, koje takođe treba da ponude korisničko iskustvo na nivou potrošača. Sa istim alatima mogu lako da registruju radno vreme i prisustvo, a to se automatski prenosi u modul obračuna zarada – što rezultira blagovremenim i tačnim isplatama.

3. Zagarantovan kontinuitet

Stručno znanje o ljudskim resursima i zaradama često je u rukama samo nekoliko ljudi. Ovo predstavlja očigledan rizik da svaki put kada ključni stručnjak za plate napusti svoju poziciju, to ostavlja veliku prazninu koju je sve teže popuniti. I bez obzira koliko dobro upravljate svojim timom, vaša najvažnija osoba na obračunu zarada može se razboleti, otići na odmor, postati roditelj ili prihvatiti nove profesionalne izazove. Prepuštanjem određenih zadataka na platnom spisku, uštedećete sebi tonu glavobolje. Vaš partner će imenovati stručnjaka posvećenog vašem HR timu, koji će uvek imati rezervnu podršku iza sebe, upravo da bi obezbedio kontinuitet.

4. Niži troškovi 

Da li ste očekivali da će troškovi biti jedan od nedostataka korišćenja eksterne usluge obračuna zarada? Razmislite ponovo. Evo kratkog pogleda kako vam outsourcing obračuna zarada zapravo štedi novac:

• Troškovi zarada namenjeni zaposlenima koji rade na obračunu zarada

• Troškovi obuke kako biste vi i vaši zaposleni bili u toku sa zakonima i propisima

• IT infrastruktura i/ili licence softverskih rešenja za obradu zarada

• Troškovi povezani sa ljudskim greškama i kršenjem podataka

Kao rezultat ekonomske krize, koja traje već neko vreme, verovatno ne tražite samo načine da smanjite sporedne aktivnosti, već želite i da pojednostavite svoje osnovne aktivnosti kao što je obračun zarada. Plaćanje mesečne, transparentne naknade partneru za obračun zarada umesto uspostavljanja i održavanja sveobuhvatnog unutrašnjeg platnog ekosistema je svakako nešto što treba razmotriti.

3 mane outsourcinga obračuna zarada

1. Skakanje u nepoznato sa, zapravo, strancem

Osim ako vi ili vaše kolege nemate značajno iskustvo sa određenim spoljnim partnerom, odabir treće strane može biti malo kockanje. Možda se vaš partner nikada nije bavio određenim aspektom vaše plate, kao što su sindikalne naknade ili naknade za bicikl. Dodatni rizici uključuju da softver za obračun zarada vašeg partnera nije dobro povezan sa vašim drugim sistemima, da vaši osetljivi podaci nisu potpuno bezbedni, da je potrebno mnogo vremena da se isprave greške ili da vaš partner u nekom trenutku prestane sa radom, da... shvatili ste ideju. Zbog toga su neophodna temeljna istraživanja i provere prošlosti pre nego što se odlučite za partnera. Ova kontrolna lista za partnere na obračunu zarada mogla bi biti dobar početak.

2. Plaćene usluge koje vam nisu potrebne

Neki partneri za obračun zarada nude dodatne usluge i podstiču kompanije da ih ugovaraju nudeći paketne ponude. Drugi mogući partneri nude samo spoljno angažovanje osnovnih poslovnih procesa i mogu vas ubediti da angažujete poslove na obračunu zarada koje biste radije zadržali u kompaniji, kao što je odgovaranje na pitanja zaposlenih. U svakom slučaju, jasno definišite šta tražite da biste dobili ono što zaista želite. Imajte na umu da postoje različite vrste outsourcinga, a pouzdani partneri će vam uvek omogućiti da idete korak po korak i postepeno angažujete više zadataka - ili ne - u zavisnosti od toga kako vaše samopouzdanje raste.

3. Nema akumulacije internog znanja

Izvršavanje obračuna zarada automatski znači da će vaš HR tim izgubiti kontakt sa načinom na koji se to radi. Drugim rečima, ako odlučite da se rastanete sa svojim spoljnim partnerom za obračun plata, jasno je da će vašem timu biti potrebna dodatna obuka da ponovo preuzme sve zadatke. S druge strane, ako se pokaže da je vaš partner vredan ulaganja, dobićete pristup znatno većoj stručnosti nego što možete sebi da pružite. Ukratko, imaćete koristi od beskrajnih pravnih opcija bez brige o kaznama za usklađenost. Naravno, ključno je dobro istraživanje pri izboru partnera.

I profesionalni savet na kraju: unajmite partnera za obračun zarada koji transparentno dokumentuje svoj način rada.