Sve što treba da znate o prelasku na eksternu uslugu obračuna zarada (Managed Payroll)

Uticaji poslednjih godina rezultirali su brojnim promenama u zaradama i na radnom mestu. Široko rasprostranjeni rad na daljinu i stalna ažuriranja zakona i politika o obračunu zarada ubrzali su potrebu za otpornim, pouzdanim i sigurnim rešenjima za obračun zarada.

Zaposleni zahtevaju veću fleksibilnost, transparentnost i personalizovane pakete od poslodavaca. Napredne kompanije daju prioritet finansijskom blagostanju svojih zaposlenih ulaganjem u kvalitetnu tehnologiju obračuna zarada.

Prelaskom na upravljanje obračunom zarada, koji se naziva i eksterna usluga obračuna zarada, možete ostaviti veći deo funkcije obračuna zarada iskusnim profesionalcima. Provajder se obavezuje da isporuči jednu ili više usluga upravljanja ljudskim resursima ili obračuna zarada u skladu sa definisanim nivoima usluga i obima posla. Oni takođe preuzimaju rizik i odgovornost, uključujući obradu, usklađenost, modularnost i sav složen i dugotrajan administrativni posao koji ide uz to. Ali ne brinite, prelazak na eksterne usluge obračuna zarada ne znači da ćete izgubiti celokupno iskustvo u obračunu zarada. U nekim slučajevima, to vam može pomoći da zadržite znanje unutar organizacije.

Evo nekoliko razloga zašto bi se kompanija mogla odlučiti za eksternu uslugu obračuna zarada:

• Rad internog tima za obračun zarada više nije održiv, čak ni sa funkcionalnim SaaS rešenjem, zbog problema sa bezbednošću i usklađenošću kada veliki procenat tima radi na daljinu.
• Edukacija i obuka internog tima za obračun zarada o najnovijim zakonima i politikama je dugotrajna, a angažovanje eksternog HR konsultanta za pomoć je skupo.
• Kako je posao porastao na više lokacija i teritorija, procesi obračuna zarada postaju previše složeni za upravljanje obračunom zarada.
• Interni režijski troškovi jedu  vaš profit i gubitak.
• Vaša organizacija je fokusirana na efikasnost i efektivnost poslovnih prihoda i obrada obračuna zarada se ne smatra od suštinskog značaja za vaše poslovanje.
• Pravna usklađenost internog procesa je zabrinjavajuća. Pružalac usluga će sprovesti finansijske kontrole i revizije potrebne kompanijama.
• Radije biste uložili u kvalitetnu ugovornu uslugu nego hardver, softver i resurse.
• Ne želite da se borite sa godišnjim ažuriranjima, zakrpama, zastojima, bolovanjem, praznicima i promenama obračuna zarada.
• Želite da pružalac usluga preuzme punu ugovornu odgovornost za uslugu. Dobavljači se bave usponima i padovima tokom cele godine.

Prilika za prelazak na pojednostavljene i standardizovane procese poboljšava planiranje za nepredviđene situacije i kontinuitet poslovanja – jer se unutrašnje znanje o obračunu zarada često nalazi u okviru jednog ili dva ključna zaposlena.

Postoji mnogo različitih razloga zbog kojih prelazak na eksterni obračun zarada može odgovarati vašem poslovanju sada i u budućnosti. Mudro je pogledati vrednost koju outsourcing donosi, uključujući usklađenost, angažovanje zaposlenih, uštedu troškova, tačnost, strožu kontrolu i garantovane nivoe usluga.

 

Eksterni vs. interni obračun zarada

Ako vas interni obračun zarada, u odnosu na eksternu uslugu, drži budnim noću ili tek počinjete da istražujete opcije, evo ključnih razlika:

• Sa eksternom uslugom, provajder preuzima rizik i odgovornost; uključujući obradu, zakonsku usklađenost i modularnost.
• Interni obračun zarada zahteva od korisnika da održava stručnost i resurse za obradu obračuna zarada. Vi ste zaduženi za obradu svih elemenata obračuna zarada i svih srodnih administrativnih poslova. Pored toga, vaša je odgovornost da osigurate da je vaš sistem usaglašen, siguran i pouzdan.

Postoje prednosti i nedostaci i za outsourcing obračuna zarada i za interno upravljanje obračunom. Goruće pitanje je, šta odgovara vašem poslu i kulturi? Bez obzira na sve mitove, glasine ili predrasude o outsourcingu obračuna zarada, ohrabrujemo vas da razmislite o sopstvenoj situaciji i istražite šta bi najbolje poboljšalo vaš obračun zarada i upravljanje ljudskim resursima.

Prednosti outsourcinga obračuna zarada

Prednosti za organizacije koje koriste outsourcing uslugu obračuna zarada su brojne i uključuju efikasnost, produktivnost i poverenje da je vaš obračun zarada u pravim rukama. Mnoge kompanije smatraju da outsourcing uklanja rizik sa obračuna zarada. Evo nekih od glavnih prednosti outsourcing usluge obračuna zarada:

Izbegavate plaćanje kazni

Papirologija I administracija zahtevaju posebnu pažnju jer bilo kakve greške ili kašnjenja mogu dovesti do kazne. Možda će vam biti naplaćena kazna ako pošaljete bilo kakvu dokumentaciju koja sadrži greške ili pogrešno predstavlja vašu poresku obavezu.

Finansijska usklađenost je jedna od najtežih oblasti za upravljanje, posebno ako vodite globalni obračun zarada. Zakonodavstvo vezano za zapošljavanje i zahtevi se stalno menjaju, i postoji stalna borba da se ostane u toku. Rad sa stručnjakom za eksterne usluge znači da vi, kupac, možete da se oslonite na kontrolu finansijske usklađenosti ISAE3402 provajdera, plus ulaganje u stalnu obuku za obračun zarada i razvoj karijere.

Povećana fleksibilnost i modularnost

Outsourcing nudi varijabilnu bazu troškova obračuna zarada koja je mnogo elastičnija, sa većim povratom investicije I mogućnošću modularnosti kako vaše poslovanje raste. Možda ćete naći svoj poslovni model veoma predvidljiv sa fiksnim ciklusom obrade radnog opterećenja, ali sa poremećajima u globalnoj ekonomiji i radnim aranžmanima, svi bismo trebali očekivati neočekivano. Da li je vaš trenutni proces naplate dovoljno agilan da se nosi sa drastičnim promenama preko noći?

Smanjeni troškovi vlasništva

Outsourcing je investicija i može biti finansijski opravdana. Kada uzmete u obzir direktne troškove koje pouzdani provajder obračuna zarada može apsorbovati, kao što su infrastruktura i sigurnost podataka, plus indirektni troškovi kao što su usklađenost i stručnost u obračunu zarada / HR-u, možete smanjiti ukupne troškove vlasništva za najmanje 20%.

Eksterna rešenja za obračun zarada su dizajnirana da uštede vreme, što takođe štedi novac. Rešenje stručnog dobavljača sofvera će tačno informisati i pomoći vam da donesete finansijske odluke o celom vašem poslovanju zahvaljujući kalkulacijama u realnom vremenu i moćnoj analitici.

Povećana bezbednost

Imajući eksternu uslugu obračun zarada može povećati bezbednost. Organizacijama je ponekad teško da upravljaju troškovima i resursima koji su interno uključeni kako bi osigurali apsolutnu sigurnost i tačnost. U srži rešenja pouzdanog provajdera je poverljivost, skladištenje i zaštita korisničkih podataka u skladu sa zakonodavstvom kao što je GDPR.

Šta čini kvalitetnog provajdera usluge obračuna zarada izdvaja od ostalih? Potražite ISO27001 sertifikaciju, međunarodni standard i ključni pokazatelj da provajder usluge obračuna zarada ozbiljno shvata bezbednost informacija i obradu vaših podataka.

Mir osiguran

Na kraju krajeva, eksterna usluga vam daje mir da se brinete o svojim obračunima zarada i ljudima. Sa promenljivim obrascima rada i učestalosti plaćanja na horizontu, trebalo bi da se osećate samouvereno da svojim zaposlenima ponudite personalizovane, fleksibilne pakete koje obračun zarade može da prati.

Kombinujte eksternu uslugu obračuna zarada sa HRnet softverom

Zajedno, jači, integrisani sistem upravljanja ljudskim resursima omogućava kompanijama da postanu agilne i konkurentne dobijanjem "jedinstvenog izvora istine" koji se odnosi na podatke o zaposlenima. Uspešna integracija obogaćuje iskustvo zaposlenih i pruža neprocenjivu poslovnu inteligenciju.

Koliko košta outsourcing usluge obračuna zarada?

Ne postoji jedna veličina za sve kada su u pitanju troškovi outsourcing-a usluge obračuna zarada, jer će to zavisiti od provajdera usluge obračuna zarada i veličine vašeg poslovanja. Međutim, većina provajdera usluge će naplatiti naknadu za podešavanje (ili raspoređivanje), za učitavanje svih vaših podataka o obračunu zarada na njihovu tehnologiju i pokretanje. Oni će takođe naplaćivati naknadu po zaposlenom obrađenom mesečno (PEPM) ili po danu isplate, u zavisnosti od učestalosti isplate. Pored toga, možete platiti malo više ako se odlučite za dodatne usluge obračuna zarada.

 

Šta treba tražiti prilikom izbora eksternog provajdera usluge obračuna zarada?

Vaša eksterna usluga obračuna zarada je dobra onoliko koliko vam je provajder pruža. Sa toliko toga u pitanju, osiguravanje da vaši obračuni zarada funkcionišu dobro za vašu organizaciju treba da bude prioritet. Ako razmišljate o novom sistemu, sastavili smo nekoliko pitanja koja možete postaviti potencijalnim dobavljačima.

1. Kako garantujete sigurnost podataka?

Vaš provajder usluge obračuna zarada, kao neko ko obrađuje podatake, mora pokazati da ima stroge kontrole u skladu sa zakonima o bezbednosti podataka i privatnosti u različitim regionima, kao što je GDPR.

• Proverite njihovu akreditaciju, uključujući ISO 27001 sertifikaciju
• Gde je njihov data centar i ko ima pristup njemu?
• Koji je njihov model oporavka od katastrofe?

 

2. Koliko je jednostavna (ili složena) implementacija?

Pre nego što potpišete ugovor, razjasnite proces implementacije. Želećete da počnete da koristite prednosti eksterne usluge obračuna zarada što je pre moguće, posebno ako želite da impresionirate zainteresovane strane.

• Da li oni upravljaju celim procesom ili postoji opcija da sami upravljate, da ubrzate stvari?
• Možete li preneti informacije iz vašeg postojećeg sistema – i ako da, koliko brzo?
• Kako će se zastoj svesti na minimum?
• Koja podrška je dostupna tokom implementacije?

 

3. Koje dodatne usluge podrške se nude i po kojoj ceni?

Pristup globalnim HR stručnjacima sa lokalnim znanjem zaista može dodati vrednost usluzi. Zakonodavstvo o obračunu zarada se stalno menja i može biti veoma složeno, ali odličan provajder usluge obračuna zarada prevazilazi obezbeđivanje usklađenosti – oni takođe pomažu da to razumete.

• Kako se sprovode zakonske promene i da li se nudi podrška i smernice?
• Mogu li vas voditi kroz zamke, posebno kada su u pitanju složena pitanja zarada u kojima ne možete da pravite greške?
• Mogu li da vam ponude podršku sa drugim uslugama obračuna zarada koje bi vam olakšale život, kao što su troškovi službenog puta ili prijave I odjave radnika?

 

4. Koje akreditive i specijalitete imaju?

Od ključnog je značaja da se vašem izabranom provajderu može verovati da će ispravno obračunavati, pa zato kopajte malo dublje u njihove akreditive i istoriju klijenata, posebno ako imate složene zahteve za zarade.

• Saznajte ranije da li provajder može da zadovolji vaše potrebe. Nisu svi dobavljači u stanju da obrade iste kriterijume za obračune.
• Pitajte ili istražite da li imaju druge slične klijente u pogledu veličine, sektora i geografskog područja.
• Pitajte za preporuke i dobro pogledajte studije slučaja i svedočenja na njihovom sajtu.

 

5. Koji je njihov model podrške?

Vaš partner za upravljanje obračunom zarada treba da deluje i oseća se kao produžetak vašeg tima, uvek na raspolaganju i da podržava vaše potrebe.

• Da li imaju SLA (sporazum o nivou usluga) podršku za određivanje očekivanog vremena odziva?
• Koji su njihovi kanali podrške: online resursi, live chat, tiketing sistem, telefonske linije dostupne 24/7? Ne postoji ništa gore od nedostatka podrške kada paničite zbog isplate.
• Po čemu je njihova tehnička podrška drugačija od profesionalne HR podrške? Nagoveštaj: verovatno će vam trebati oboje.

Ova pitanja će vam pomoći da izgradite sliku o izabranom provajderu. Pobrinite se da su iskusni, kredibilni i jednostavni za rad – na kraju krajeva, oni će biti produžetak vašeg tima za obračun zarada.

 

6. Mogu li se integrisati sa HR-om?

Besprekorna integracija sa odabranim rešenjem za upravljanje ljudskim resursima ili radnom snagom (WFM) je od suštinskog značaja za konkurentne i agilne poslove. Proverite da li vaš eksterni provajder usluge obračuna zarada može olakšati vaše potrebe integracije.

• Saznajte da li mogu da se integrišu sa eksternim HR i WFM rešenjima od samog početka i da li postoje dodatni troškovi za integraciju.
• Zamolite ih da pruže izjave kupaca i studije slučaja da su uspešno integrisali HR ili WFM.
• Zamolite ih da objasne svoju metodologiju integracije.